Vi söker en administratör till Kungsholmen!
Sista ansökningsdag: 2024-09-01
Referensnummer: 65667
Befattning: Administratör
Plats: Stockholm
Omfattning: Heltid
För vår kunds räkning söker vi på Uniflex en erfaren administratör för arbete på Kungsholmen! Är du noggrann, kommunikativ och administrativt lagd? Tveka inte på att söka tjänsten!
Om tjänsten
Tjänsten är ett vikariat med start 1/9 2024 som pågår till årsskiftet, med chans till förlängning efter det!
Läge: Kungsholmen
Start: 1/9 2024
Arbetstider inom kontorstider
Läge: Kungsholmen
Start: 1/9 2024
Arbetstider inom kontorstider
Dina arbetsuppgifter i huvudsak
Ansvarsområden
Ansvarig för upprättande och uppdatering av administrativa rutiner på avdelningen/Unit
Ansvarig för att tillsammans med Unit, Avdelningschef och Sektionschef genomföra budgetarbete och månatlig uppföljning
Ansvarig för fakturahantering
Ansvarig för avdelningens register/databas för instruktioner/befattningsbeskrivningar/utbildningskort/organogram
Ansvarig för information och uppdatering av avdelningens sida
Ansvarig för avdelningens personaladministration
Ansvara för resebeställningar/arrangemang inom avdelningen
Arbetsuppgifter
Kontakt mot Ekonomi:
Budgetarbete, uppföljning, månadsvisa möten, analyser och avvikelserapporter.
Inrapporteringar i SAP avseende budget
Kontakt mot HR:
Trendning av närvaro/frånvaro, personalkostnader, utarbetande av statistik, rapporter och analyser
Administrera avdelningens personalbeställningar, rekryteringsärenden, kontrakt/avtal
Utbildningskort:
Uppdateringar i persona HR
Administrera utbildningskort och arkivering
Befattningsbeskrivningar:
Administrera avdelningens befattningsbeskrivningar gällande uppdatering/arkivering/signering
Organisationsschema
Uppdateringar av organisationsscheman och personallistor
Instruktionshantering
Uppdatering av instruktionsdatabas
Arkivering/uppföljning av dokumentation
Skyddsdokumentation
Deltaga, vid behov, i skyddsronder/skyddsmöten
Skriva skyddsrapporter samt uppföljning
Uppdatering av handlingsplan/riskanalyser
Administrera händelserapporter
Arbetstidsrapportering
Kontroll och förberedande arbete inför attest av arbetstidsrapporter
Administration
Protokoll och rapportskrivning
Upprätta bilder och grafer. Utarbeta och redigera diverse dokument
Boka konferenser och övriga möten
Ansvarig för upprättande och uppdatering av administrativa rutiner på avdelningen/Unit
Ansvarig för att tillsammans med Unit, Avdelningschef och Sektionschef genomföra budgetarbete och månatlig uppföljning
Ansvarig för fakturahantering
Ansvarig för avdelningens register/databas för instruktioner/befattningsbeskrivningar/utbildningskort/organogram
Ansvarig för information och uppdatering av avdelningens sida
Ansvarig för avdelningens personaladministration
Ansvara för resebeställningar/arrangemang inom avdelningen
Arbetsuppgifter
Kontakt mot Ekonomi:
Budgetarbete, uppföljning, månadsvisa möten, analyser och avvikelserapporter.
Inrapporteringar i SAP avseende budget
Kontakt mot HR:
Trendning av närvaro/frånvaro, personalkostnader, utarbetande av statistik, rapporter och analyser
Administrera avdelningens personalbeställningar, rekryteringsärenden, kontrakt/avtal
Utbildningskort:
Uppdateringar i persona HR
Administrera utbildningskort och arkivering
Befattningsbeskrivningar:
Administrera avdelningens befattningsbeskrivningar gällande uppdatering/arkivering/signering
Organisationsschema
Uppdateringar av organisationsscheman och personallistor
Instruktionshantering
Uppdatering av instruktionsdatabas
Arkivering/uppföljning av dokumentation
Skyddsdokumentation
Deltaga, vid behov, i skyddsronder/skyddsmöten
Skriva skyddsrapporter samt uppföljning
Uppdatering av handlingsplan/riskanalyser
Administrera händelserapporter
Arbetstidsrapportering
Kontroll och förberedande arbete inför attest av arbetstidsrapporter
Administration
Protokoll och rapportskrivning
Upprätta bilder och grafer. Utarbeta och redigera diverse dokument
Boka konferenser och övriga möten
Vem är du?
För tjänsten krävs att du kan kommunicera obehindrat på både svenska och engelska, att du är datakunnig och van att arbeta i olika system samt att du är flexibel och administrativ.
Eventuella namngivna referenter bör ha kännedom om att de finns i dina ansökningshandlingar.
Uniflex är ett auktoriserat bemanningsföretag som arbetar med uthyrning och rekrytering. Uniflex finns i Sverige, Norge och Finland. I Sverige är vi drygt 3 000 anställda och finns på ett 40 tal orter. Vi är medlemmar i Almega Kompetensföretagen samt Byggföretagen och har kollektivavtal med LO, Byggnads, Unionen och Akademikerförbunden. Uniflex är kvalitets-, miljö- och arbetsmiljöcertifierade enligt ISO 9001, ISO 14001 samt ISO 45001.
På Uniflex ser vi våra medarbetare som vår viktigaste tillgång och därför erbjuder vi följande:
Vi söker ständigt efter nya kollegor som arbetar i enighet med våra värderingar passion & execution.
dUniflex är ett auktoriserat bemanningsföretag som arbetar med uthyrning och rekrytering. Uniflex finns i Sverige, Norge och Finland. I Sverige är vi drygt 3 000 anställda och finns på ett 40 tal orter. Vi är medlemmar i Almega Kompetensföretagen samt Byggföretagen och har kollektivavtal med LO, Byggnads, Unionen och Akademikerförbunden. Uniflex är kvalitets-, miljö- och arbetsmiljöcertifierade enligt ISO 9001, ISO 14001 samt ISO 45001.
På Uniflex ser vi våra medarbetare som vår viktigaste tillgång och därför erbjuder vi följande:
- Kollektivavtal
- Tjänstepension
- Friskvårdsbidrag och andra personalförmåner
- Försäkringar
- Marknadsmässig lön
- Karriär och utveckling
Vi söker ständigt efter nya kollegor som arbetar i enighet med våra värderingar passion & execution.
Kontaktperson
Sophie Hilgriffin
Kontaktperson
Johanna Brännmark