Erfaren administrativ koordinator

Vill du ha en nyckelroll där struktur och driv gör verklig skillnad?
Vi söker en administrativ koordinator som trivs i högt tempo och är spindeln i nätet mellan produktion, lager och leveranskedja.

Vi söker nu en strukturerad och självgående administrativ koordinator till ett uppdrag i en verksamhet med högt tempo och många parallella processer. Rollen är central och innebär nära samarbete med produktion, lager, transportbolag, återförsäljare och huvudkontor. Du behöver ha god förståelse för hur administrativa flöden påverkar den dagliga produktionen och leveranskedjan.

I rollen kommer du bland annat att arbeta med:

• Administration av inkommande och utgående båtar och fordon, inklusive registrering i affärssystem, uppföljning av volymer och kommunikation av ändringar
• Uppföljning av leveranser och restorder, jämförelse mellan beställning och faktiskt levererat antal samt rapportering av avvikelser
• Daglig rapportering av status, prognoser och ETA till interna och externa parter
• Fakturahantering från mottagande till betalning
• Löpande kontakt med transportbolag, hamn, rederier och återförsäljare
• Inventering och uppföljning av delar som saknas eller avviker
• Framtagning av listor och underlag till produktion och lager
• Uppdatering av filer för allokerad produktion och inkommande volymer
• Hantering av kundklagomål genom kontakt med återförsäljare och utskick av saknade delar
• Beställning av kontorsmaterial samt koordinering av trivselaktiviteter
• Korrdinera och upprätta Diversity & Inclusion

Vi söker dig som:

• Har erfarenhet från liknande administrativa eller logistiska roller
• Har god processförståelse och kan se helheten i verksamheten
• Har goda kunskaper i Excel (kopiera data, förstå och använda formler, filtrera, skapa enklare diagram)
• Har erfarenhet av affärssystem, gärna AS400 och/eller Oracle
• Talar och skriver engelska obehindrat

Personliga egenskaper

För att trivas i rollen ser vi att du är:

• Självgående och initiativtagande
• Noggrann och strukturerad med hög känsla för kvalitet
• Flexibel och stresstålig
• Lösningsorienterad med vilja att utveckla och förbättra arbetssätt
• Socialt kompetent och trygg i att samarbeta med många olika funktioner