Office Coordinator till energibolag i centrala Stockholm

Är du en strukturerad, självgående och kvalitetsmedveten person som trivs i en administrativ roll nära ett större projekt? Vill du bidra till att skapa ordning, kontroll och effektivitet i en dynamisk projektmiljö? Då kan rollen som Office Coordinator till vår kund vara helt rätt för dig.

Vi söker nu en noggrann och ansvarstagande Office Coordinator som vill stödja projektets plats- och byggledning genom att säkerställa hög kvalitet i dokumentation, kommunikation och administrativa processer. Din insats blir central för att projektets tekniska och strategiska arbete ska kunna drivas effektivt framåt.

Som Office Coordinator fungerar du som ett administrativt nav i projektet. Du stödjer platschef, byggledare, tekniska specialister och KMA-funktion med att skapa struktur, spårbarhet och ordning i alla administrativa flöden. Du säkerställer att handlingar, dokumentation och kommunikation sker enligt rutiner, krav och tidsramar.
Du arbetar nära beställarens platsorganisation och rapporterar till platschef eller motsvarande ansvarig inom projektledningen.

Plats: Centrala Stockholm
Omfattning: Konsultuppdrag 1 år + möjlighet till ytterligare 1 år

Dokument- och informationshantering

• Administrera projektets dokumenthanteringssystem (t.ex. SharePoint, Byggnet)
• Säkerställa korrekt versions- och ärendehantering
• Diarieföra avtal, beslut, protokoll och tillstånd
• Bevaka tidsfrister och granskningsprocesser
• Hantera slutdokumentation och strukturerad arkivering

Planering och mötesadministration

• Planera och samordna olika mötesforum inom projektet
• Ta fram dagordningar och samla in underlag
• Föra protokoll samt följa upp beslut och åtgärder
• Stödja projektledningen i uppföljning av tidplaner

Projekt- och platsstöd

• Hantera kontaktlistor, behörigheter och organisationsscheman
• Stödja introduktion av nya medarbetare och konsulter
• Administrera tillträdeslistor, utbildningsregister och säkerhetsdokument
• Samordna platsmöten, besök och inspektioner
• Bidra till en fungerande platskontorsmiljö

Kommunikation och myndighetskontakter

• Sammanställa rapporter och beslutsunderlag
• Föra logg över inkommande och utgående kommunikation
• Stödja kontakten med myndigheter och externa intressenter
• Förbereda presentationsmaterial till styrgrupp och ledning

KMA-arbete (Kvalitet, Miljö, Arbetsmiljö)

• Föra register över entreprenörens KMA-dokumentation
• Bevaka egenkontroller, miljöuppföljning och avvikelser
• Sammanställa underlag till revision och slutrapportering
• Säkerställa att dokumentationen uppfyller kontrakt- och myndighetskrav

Formella krav

• Gymnasial utbildning, gärna kompletterad med YH- eller högskoleutbildning

inom bygg, anläggning, administration eller projektledning

• Flera års erfarenhet av administrativt arbete inom bygg/anläggning
• God förståelse för entreprenadjuridik (AB/ABT) och byggprocessens skeden

Tekniska färdigheter

• Erfarenhet av dokumenthanteringssystem (t.ex. Byggnet, SharePoint, Interaxo)
• Mycket god datorvana i Microsoft 365
• Grundläggande förståelse för tidplanering och projektekonomi

Personliga egenskaper

• Strukturerad, noggrann och självgående
• Stark kommunikativ förmåga, både muntligt och skriftligt
• Flexibel, serviceinriktad och trygg i dynamiska miljöer
• Hög integritet och ansvarstagande i formella processer